20 janvier 2022 Par admin

La dématérialisation des documents importants en entreprise : ce qu’il faut savoir

La dématérialisation des documents permet à une entreprise de réduire les coûts liés à leur stockage. Cela contribue ainsi à l’amélioration de la rentabilité de l’activité et à l’augmentation de la productivité. Découvrez dans cet article les points essentiels sur ce sujet.

Généralité sur la dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents d’une entreprise consiste à remplacer les supports en papier en format numérique. Les fichiers peuvent subir :

– une dématérialisation native avec laquelle vous les recevez directement sous format numérique ;
– une dématérialisation duplicative avec laquelle les versions papier sont copiées et transformées en format numérique.

Ainsi, les traitements, le partage et le stockage de ces documents peuvent se faire de manière 100 % numérique.

Les types de documents dématérialisables

La dématérialisation concerne tous les documents importants d’une entreprise. Dans la plupart des cas, il s’agit des documents comptables, administratifs, et ceux qui sont en lien avec les ressources humaines. On peut citer notamment :

– les courriels entrants ;
– les factures ;
– les devis ;
– les relevés bancaires ;
– les bons de commande ;
– les bons de livraison ;
– les bulletins de salaire ;
– les déclarations sociales ;
– les contrats, etc.

Les différentes façons de dématérialiser des documents

D’une part, tous les documents existants en version papier peuvent être scannés pour être transformés en format digital. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance optique des caractères est requise. Cela vous permet de les sauvegarder sur des serveurs ou des supports de stockage physique. Il vous est également possible de les partager en pièce jointe via les courriels numériques.

D’autre part, l’utilisation d’une plateforme comme Oodrive ou la solution de la Gestion Électronique de Documents existe pour dématérialiser les documents. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un logiciel dédié permettant de gérer les informations importantes d’une entreprise. Sauvegardées sur un serveur interne ou externe, les données sont mieux protégées et peuvent être traitées facilement. Outre les traitements basiques, ce logiciel permet de :

– créer des documents ;
– traiter plusieurs formats ;
– capturer des documents ;
– indexer les fichiers pour pouvoir effectuer une recherche en texte intégral ;
– faire des modifications ;
– supprimer les documents de façon définitive.

Les différentes solutions pour sécuriser les documents numériques

Les documents numériques doivent être protégés pour leur procurer une valeur juridique. Pour ce faire, il existe principalement 4 solutions :

• la signature électronique : elle permet d’assurer l’intégrité du document et l’identification des deux parties pour légaliser les contrats, les devis, les factures, etc. ;

• le cachet électronique : il sert à sceller les documents avec le tampon numérique de l’entreprise pour garantir l’intégrité et l’authenticité du document ;
• l’horodatage qualifié : cela permet de situer les documents signés et tamponnés dans le temps.